河南水利与环境职业学院合同管理办法

（修订）

第一章 总 则

    第一条 为了推进依法治校，规范学校合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，促进学校各项事业健康发展，依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指河南水利与环境职业学院作为独立的民事主体与其他平等主体的自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。实质约定了交付财物、提供服务、转移权利等民事权利义务内容的备忘录、意向书等，依照本办法管理。

第三条 本办法所称合同管理是指学校依据法律、政策和校内规定，对合同文本的起草、送审、签订及合同的履行、变更、纠纷处理等进行的管理。

第四条 学校订立合同，必须遵守国家的法律、法规，符合政策要求，应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用、公序良俗、廉洁自律的原则。

第五条 学校按照“统一领导、归口管理、分级负责”的原则建立合同管理体制。

学校根据需要不断提升合同管理的信息化水平。

第六条 任何单位和个人不得擅自以学校或学校所属机构的名义对外订立合同。任何机构和个人不得超越授权范围、越过审批程序订立合同。

严禁签订任何性质的担保合同，未经批准不得对外签订投资合同和借贷合同。

第七条 学校各级机构及其工作人员应当做好合同信息保密工作，不得以任何形式擅自泄露合同订立、履行、管理等过程中涉及的国家秘密、商业秘密及学校内部信息。

第二章 合同管理

第八条 校长全面领导学校合同管理工作，分管校领导、有关职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理职责。

第九条 为方便高效管理合同，按照合同性质分为经济类合同和非经济类合同；按照合同所涉金额大小和重要程度，分为重大合同和一般合同。法律关系复杂、合同金额较大、对学院有重要影响的合同属重大合同，主要包括：

（一）合同涉及“三重一大”事项的；

（二）与政府、企事业单位签订的战略合作协议；

（三）合作办学合同；

（四）劳务合同；

（五）以学院资产联合经营的合同；

（六）涉及学院无形资产或者形象、名誉的合同；

（七）涉外合同；

（八）债权债务的清偿合同；

（九）融资（贷款）、投资合同；

（十）标的在50万元人民币以上的合同；

（十一）标的物金额约定不明确的合同；

（十二）权利义务关系复杂或可能存在较大法律风险的合同；

（十三）其他法律关系较为复杂、合同标的额较大或对学校利益有重大影响的合同。

一般合同，是指除重大合同以外的其他合同。

第十条 党政办公室为学校合同综合管理部门，统一指导学校合同事务，行使合同综合管理职能，其主要职责包括：

（一）牵头制定学校合同管理基本制度；

（二）审核合同文本格式、主要内容及签订程序；

（三）协调法务对学校预签订的各类合同进行合法性审查；

（四）受学校委托参与有关重大合同的洽谈等工作；

（五）协助及督促合同履行，参与合同纠纷的调解、仲裁等活动；

（六）负责合同的编号、备案及归档工作；

（七）负责办理法定代表人授权委托书；

（八）管理合同专用章。

第十一条 学院其他职能部门是合同归口管理部门，结合合同项目，对照各行政部门职责分工来确定，其主要职责：

（一）根据本办法制定本部门合同管理实施细则；

（二）确定本部门的合同管理人；

（三）负责职责范围内的合同审查，包含合同项目的可行性、立项程序完整性、采购程序的合规性等内容；

（四）负责审核执行部门提交的合同相对方主体资格、资信状况以及相对方接洽人的授权委托情况；

（五）审查合同内容、条款的完备性及合理性；

（六）监督、检查、评估合同的签订、履行、管理等情况；

（七）协调解决合同管理中出现的各种问题；

（八）协助处理合同纠纷；

（九）办理学院交办的其他合同管理事项。

第十二条 合同内容涉及两个或两个以上归口部门的，根据合同业务或主要条款确定归口部门；不能确定的，由所涉归口部门协商解决；经协商不能解决，经党政办公室报校领导确定归口部门。

未列入各部门职责权限的新情况新问题，由党政办公室依据解决问题的实效性和可行性原则，提出归口管理部门建议，报学校领导审批后确定管理部门。

第十三条 合同执行部门是协商、订立及履行合同内容的部门，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。其主要职责：

（一）实行承办人责任制，指定本部门的合同承办人，在合同订立、履行过程中负责对具体事务的管理与落实；

（二）负责合同的前期准备工作，包括立项、调研、洽谈、组织谈判等事项；

（三）负责对合同相对方进行必要的资信调查，查验合同相对方接洽人的授权委托书，并对各项查验结果负责；

（四）负责合同权利、义务的确定，对合同的合法性、真实性、可行性、经济性及价款的合理性负直接责任；

（五）负责合同的起草，办理合同及相关资料的送审，执行学院合同管理的审查、审批流程；

（六）根据合同归口管理部门、相关职能部门、法务等审查意见，对合同文本进行修改、完善；

（七）负责合同及时全面地履行；

（八）及时发现、解决并向归口管理部门报告合同履行过程中出现的有损学院利益的问题；

（九）办理合同履行过程中的变更、终止、解除事宜；

（十）将合同文本原件及相关资料及时送归口管理部门归档。

第十四条 合同内容涉及两个或两个以上执行部门的，根据合同性质或主要条款确定承办管理部门。

第十五条 合同的内容、条款必须合法、完整、明确、具体、严谨，形式符合法律法规要求，能够如实、准确地反映合同各方的真实意思表示。经济合同的内容还应当包括以下主要条款：

（一）当事人的名称或者姓名和住所；

（二）当事人的权利与义务；

（三）标的、价款或者报酬、付款方式；

（四）数量、质量或者服务标准、检验与验收方法；

（五）履行期限、地点和方式；

（六）违约责任；

（七）解决争议的方法；

（八）当事人认为应当明确的其他内容。

第三章 合同审批

第十六条 合同执行部门起草完成合同文本，经部门负责人初步审查后，填写《河南水利与环境职业学院合同审批表》（附件1），连同合同相对方的资质证明、项目立项资料、资金落实文件、需论证项目的论证报告、需询价项目的询价报告、需招标项目的招投文件及评审报告、合同书等材料，按照规定程序履行审批手续。

第十七条 合同审批流程：

（一）合同执行部门草拟合同文本，并对合同项目进行可行性分析，对合同相对人的资信进行审查，经主管校领导审阅后，填写《河南水利与环境职业学院合同审批表》，连同合同文本一起报党政办公室审查、编号。

（二）若合同涉及到其他职能部门的，在报送党政办公室前还需经其他职能部门会签。涉及经济利益合同的还需经财务部门会签。财务部门主要审查经济类合同条款是否符合财税法律、法规、准则规定以及学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理等。

（三）党政办公室收到合同文本后应及时对其格式、主要内容、签订程序进行审核，并送交学校法务审读，提出审读意见。

（四）合同承办管理部门将审核后的合同文本提交校长或校长授权的其他校领导签订。

（五）合同文本正式签订后，统一加盖“河南水利与环境职业学院合同专用章”。

第十八条 合同审批的具体程序为：

（一）涉及金额在1万元以下，经合同执行部门负责人签字后，交归口管理部门、法务、财务管理部门（限经济类合同）、国资招标管理部门（限经济类合同）会签；

（二）涉及金额在1万元以上（含1万元）、50万元以下的经济类合同，经合同执行部门负责人签字，交归口管理部门、法务、财务管理部门（限经济类合同）、国资招标管理部门（限经济类合同）审查会签后，报合同业务归口管理部门的分管校领导进行审批；

（三）涉及金额在50万元以上（含50万元）的经济类重大合同，经合同执行部门负责人签字，交归口管理部门、法务、财务管理部门（限经济类合同）、国资招标管理部门（限经济类合同）审查会签后，由合同业务归口管理部门的分管校领导进行审核，报校长审批；

（四）非经济类一般合同，合同执行部门负责人签字，经归口管理部门、法务审查会签后，报合同业务归口管理部门的分管校领导审批。非经济类重大合同，经合同执行部门负责人签字，归口管理部门、法务审查会签后，由合同业务归口管理部门的分管校领导进行审核，报校长审批。

第十九条 合同归口管理部门、法务、财务管理部门、国资招标管理部门等应按照各自职责履行审查义务，包括合同文书及相关文件是否齐备、合同标的金额是否与采购结果相符、是否履行了相应的审查审批程序等。

第二十条 合同审批方式可结合实际情况，通过书面审批或合同管理系统进行网上审批。合同涉及国家秘密事项的严禁通过网上办理审批。

第四章 合同签订

第二十一条 合同的订立均应采用书面形式。

合同文本必须经过本办法规定的程序审批后方可签订。已通过审批的合同文本在签订前有变动的，合同执行部门必须及时上报相关审批领导，并重新启动审批程序。

第二十二条 学校禁止倒签合同和恶意拆分合同。

倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定， 故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第二十三条 校长是合同的法定签订人。校长可以授权其他校领导或通过书面形式授权其他委托人签订合同。

结合学院工作需要，校长授权合同业务归口管理部门负责人签订标的额1万元以下的经济类合同，授权分管校领导签订标的额1万元以上（含1万元）、50万元以下的经济类合同和其他非经济类一般合同，学校另有授权的除外。重大合同由校长签订，必要时可建议提交校长办公会和党委会讨论决定。

第二十四条 校长通过书面形式授权其他委托人签订特定事项合同的，该委托人需填写《河南水利与环境职业学院合同签订授权委托书》（附件2）。

授权委托书为校长授权他人代为签署合同的唯一有效文书。授权委托书由党政办公室负责办理，其副本由党政办公室留存，正本由被授权人保管。

第二十五条 未经校长授权，任何部门（单位）和个人不得以学院、校区、部、部门或二级学院等单位名义对外签订合同，或出具涉及学院权利义务的书面文书。

被授权人不得超越授权范围签署合同。未经校长书面同意，不得将被授予的权利转授于第三人。

第二十六条 签订合同原则上使用“河南水利与环境职业学院合同专用章”。党政办公室负责管理合同专用章，严格依据本办法规定的授权范围和合同审批、签订程序保管使用。

第二十七条 合同执行部门申请盖章时，对于1万元以下的经济合同，需持审批通过的《河南水利与环境职业学院合同审批表》，合同业务归口管理部门负责人签字的合同文本。

对于1万元以上（含1万元）、50万元以下的经济类合同及非经济类一般合同，需持审批通过的《河南水利与环境职业学院合同审批表》、合同业务归口管理部门分管校领导签字的合同文本。

对于50万元以上（含50万元）的经济类合同及非经济类重大合同，需持审批通过的《河南水利与环境职业学院合同审批表》、校长签字的合同文本。

第二十八条 合同双方基于签约对等的要求，确需加盖学院公章的，合同执行部门需持审批通过的《河南水利与环境职业学院合同审批表》、合同业务归口管理部门负责人、合同业务归口管理部门的分管校领导或校长签字的合同文本、申请使用学院公章的情况说明，至党政办公室盖章。

第二十九条 校长书面授权的委托人签订合同，需持审批通过的《河南水利与环境职业学院合同审批表》《河南水利与环境职业学院合同签订授权委托书》及本人签字的合同文本，至党政办公室盖章。

第五章 合同履行

第三十条 合同签订后即具有法律效力，合同执行部门负责生效合同的履行，必须对合同执行情况进行动态监测，明确相关责任人，落实合同执行责任。加强对合同履行过程中各个环节（包括签约、交货、验收及结算）的跟踪管理，保质、保量按期完成合同约定事项。

第三十一条 合同履行过程中产生的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、通信软件聊天记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件、材料均为合同的组成部分，合同执行部门应及时、妥善地收集、整理和保存。

第三十二条 在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致学院利益受损，合同执行部门应当立即采取相应措施，及时向归口管理部门报告，按照规定权限和程序办理合同补充、变更、撤销或解除事宜，将损失降到最低。

变更或补充后的合同视同新合同，需要重新适用本办法规定的合同审批签订程序。

第三十三条 合同履行完毕的标准，应以合同条款的约定或法律法规的规定为准，合同履行完毕后，合同执行部门应向合同归口管理部门报送合同验收文件。

第三十四条 合同归口管理部门、监督部门应当对合同履行情况进行监督、检查，对合同履行实施有效监控。

第三十五条 财务处办理结算业务并进行账务处理时，应当按照合同约定付款。对以下情形，财务处有权拒绝付款：

（一）发票或合同签批手续不完备的；

（二）收款单位与合同对方当事人名称不一致且未出具相关证明的；

（三）发票盖章单位与合同对方当事人不一致的；

（四）付款单位与合同当事人名称不一致且未出具相关证明的；

（五）单价、数量与合同有出入且未出具相关证明的；

（六）合同未归档备案的。

第六章 合同纠纷处理

第三十六条 合同履行过程中发生纠纷，合同承办管理部门应及时处理，并报党政办公室，处理时应先协商解决，经协商双方达成一致的，应当订立书面协议；不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当在法定的诉讼时效期内向合同约定的仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

第三十七条 对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷，承办管理部门应书面向主管校领导汇报，经主管校领导同意后，由党政办公室召集承办管理部门、法务，组成处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。合同纠纷处理完毕，承办管理部门应及时将有关材料归档备查。

第七章 合同信息管理

第三十八条 学院相关单位和个人应当做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、商业秘密、工作秘密和学院其他内部信息。

第三十九条 合同执行部门在合同签订生效后，应当及时办理归档手续，保证合同资料的完整性，杜绝合同资料遗失。

订立合同时的合同审批表及合同文本手签原件应留存至党政办公室，合同副本需留存至归口管理部门一份。

第四十条 各归口管理部门应确定一名合同管理员，及时向党政办公室报备相关信息及人员变更情况。

合同管理员应建立本部门的合同档案台账，妥善保管相关合同档案副本，以及合同订立和履行过程中的相关资料。根据学院档案管理的要求，及时完成档案移交工作。

第四十一条 党政办公室应加强合同信息化管理，建立合同文本统一分类和连续编号制度，定期对合同进行统计、分类和归档，建立学院合同管理台账。

第四十二条 通过网上审批签订的合同，党政办公室和归口管理部门也应当参照以上相关要求，妥善保存合同档案，包括合同原件、副本，以及合同签订和履行过程中的相关材料。

第八章 罚 则

第四十三条 有下列行为之一的，学校将视其情节轻重追究合同承办管理部门负责人及有关责任人责任；给学校造成损失的，追究当事人的民事责任；构成犯罪的，送交国家司法机关处理：

（一）未经授权、超越授权范围或者滥用代理权擅自对外签订合同的；

（二）与合同相对人串通，损害学校利益的；

（三）在合同签订和履行中未尽注意义务，或者未按照本办法处理，致使学校利益受到损失的；

（四）利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（五）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；

（六）提供虚假资料或虚构事实订立合同的；

（七）未按相关规定提交审核、送审等程序，擅自对外订立合同；

（八）在合同的谈判、签订、履行、纠纷解决、管理过程中滥用职权、玩忽职守的；

（九）因故导致合同延迟履行、不履行或不完全履行的；

（十）因故意或重大过失泄露合同所涉及秘密的；

（十一）其他违反法律法规和学校纪律的行为，给学校造成损失的。

第四十四条 在合同签订、履行及善后处理问题上，由于违反有关法律法规、不遵守合同规定、弄虚作假或者工作失误，导致学校义务增加、权利减少和丧失的，学校将对有关责任人予以处理，并责令有关部门或个人予以补偿。

第九章 附 则

第四十五条 本办法如有与国家有关规定不相符的，以国家规定为准。

第四十六条 本办法由党政办公室负责解释。

第四十七条 本办法自发布之日起执行。

附件：1.河南水利与环境职业学院合同审批表

2.授权委托书